Roadmap synthétisée - digitalisation Coutaz SA

🔷 Version compactée

Point / délai	Situation initiale	Objectif	Situation actuelle	Résultat attendu	Intervenants
1. Infrastructure IT obsolète Délai : Q4 2025	Terminal Server instable, ThinClients Windows 7 obsolètes, logiciels sur serveur	Migrer vers le cloud MS365, décommissionner le TS	Migration effectuée en 2025 ; confirmation du décommissionnement demandée à Silicom	Accès cloud (MS365/SharePoint), logiciels sur postes clients, plus de pannes en cascade	Silicom
2. GED Délai : Q2 2026	Stockage éparpillé (M-Files, SharePoint, TS, local), archivage défaillant, doublons	Tout centraliser sur SharePoint, structurer les dossiers, workflows de validation, liens avec Abacus	Cahier des charges brut prêt ; en attente du statut Silicom avant validation et transmission	Documentation unique et structurée, workflows électroniques, limitation des impressions/scans au strict nécessaire	SIlicom (+ résiliation Faigle)
3. Organisation, planification et collaboration Délai : Q3 2026	Planning Excel manuel, agendas non partagés, communications non tracées	Activer la planification et les projets Abacus, partager les agendas, tracer les échanges (Teams / Abacus)	Cahier des charges brut prêt ; concordance à confirmer par Abacus	Planning dynamique Abacus, gestion des projets Abacus, canaux de communication unifiés (Teams, Abacus)	Abacus
4. Administration et RH Délai : Q3 2026	Documents RH papier, congés manuels, saisie des heures lacunaire, PV manuels	Digitaliser les documents RH, congés dans Abacus, alertes automatiques, PV avec Plaud	Cahier des charges brut prêt ; concordance à confirmer par Abacus	Fiches de salaire électroniques, congés et heures gérés dans Abacus avec alertes	Abacus
5. Processus commercial (ventes et achats) Délai : Q4 2026	CRM inutilisé, offres sans suivi, facturation par courrier, pas de synchro bancaire, circuit fournisseurs en 10 étapes	CRM pour toutes les opportunités, devis et factures électroniques, synchro bancaire, alertes et relances	Cahier des charges brut prêt ; concordance à confirmer par Abacus	Fil conducteur complet du devis à la facturation, carnet de commandes en temps réel, zéro double saisie	Abacus
6. SAV et interventions terrain Délai : Q4 2026	Bons papier, demandes par téléphone, rapports sans photos, 5 tablettes pour 50 techniciens, WhatsApp	Flux SAV digital avec MyAbacus, 15-20 tablettes avec MDM, rapports standardisés	Dépend des chantiers 2 et 5 ; cahier des charges à rédiger	Interventions tracées de la demande à la clôture, historique des chantiers accessible	Abacus (logiciel) Silicom (tablettes, MDM)
7. Sécurité Q1 2027	Sensibilisation 3/5, pas de PRA/PCA, sauvegardes non éprouvées	Former les utilisateurs, documenter PRA/PCA, tests de pénétration	À lancer après stabilisation des chantiers 1 et 2	Utilisateurs vigilants, reprise d'activité documentée et testée	SecureMind
8. Qualité et conformité Délai : Q1 2027	Norme ISO non confrontée, processus non documentés, pas d'onboarding ni de suppléance	Documenter les processus, corriger les écarts ISO, structurer l'onboarding	Chantier transversal, s'appuie sur les chantiers précédents	Documentation vivante dans SharePoint, autonomie des nouveaux, audit ISO serein	blackbox
9. Spécificités métier Délai : Q2 2027	Stocks hors OnTrack, BFA manuel, véhicules non suivis, notes sur GoodNote	Étendre OnTrack aux stocks, automatiser les BFA, structurer les véhicules, passer à OneNote	OnTrack opérationnel pour l'outillage ; contact Hilti établi	Stocks tracés par QR, ristournes suivies, véhicules planifiés	Hilti (stocks) Abacus (BFA, véhicules)

🔶 Version détaillée

Point / délai	Situation initiale	Objectif	Situation actuelle	Résultat attendu	Intervenants
1. Infrastructure IT obsolète Délai : Q4 2025	Architecture Terminal Server (TS), postes en ThinClient Sessions instables, blocages et ralentissements fréquents Droits d'accès utilisateurs limités Sécurité altérée (Windows 7 obsolète) Logiciels installés sur le serveur → source d'instabilité Blocages de la messagerie e-mail	Migrer sur un système cloud (MS365) avec fonctionnement client-serveur, sans Terminal Server Décommissionner le serveur TS	Migration effectuée par Silicom en 2025. 💡 Demande de confirmation envoyée à Silicom concernant la date de migration et décommissionnement	Les utilisateurs ne passent plus par une session TS L'accès aux ressources se fait via le cloud (SharePoint / MS365) Les logiciels sont installés sur les postes clients Une défaillance n'impacte plus aucun autre utilisateur	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation Silicom : exécution Coutaz : évaluation en production Silicom : décommissionnement TS blackbox : vérification de la concordance
2. GED Délai : Q2 2026	Stockage multiple et éparpillé (SharePoint, M-Files, local, TS), sans structure harmonisée Documents difficiles à retrouver, archivage défaillant (documents essentiels manquants) Pas de digitalisation systématique : classeurs physiques encore utilisés Doublons et versions obsolètes	Migrer toute la structure sur SharePoint 1 pour 1 (brut, sans modifications dans un premier temps) Organiser la structure des dossiers/fichiers Mettre en place les workflows de validation Synchroniser SharePoint et Abacus avec liens d'accès directs Former les utilisateurs	💡 Demande de statut envoyée à Silicom. Cahier des charges brut réalisé par blackbox. ⚠️ Prochaines étapes : retour de statut de Silicom → mise à jour du cahier des charges → validation par Coutaz → transmission à Silicom	Toute la documentation est centralisée dans SharePoint Les dossiers sont structurés et faciles à retrouver Des liens d'accès directs aux dossiers figurent dans les contacts et projets Abacus Les workflows de validation sont configurés dans Abacus et synchronisés avec SharePoint (fin des impressions/scans)	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation du cahier des charges Silicom : exécution Coutaz : évaluation en production Silicom : décommissionnement M-Files Coutaz : résiliation du contrat Faigle blackbox : vérification de la concordance
3. Organisation, planification et collaboration Délai : Q3 2026	Planning sur fichier Excel maintenu manuellement Agendas non partagés : impossible de connaître les disponibilités Communications non formalisées ni tracées	Activer les modules Abacus pour la planification des équipes Partager les agendas (synchronisés avec Abacus si compatible) Utiliser les outils adaptés pour tracer les communications importantes (Teams en remplacement de WhatsApp et des notes internes)	💡 Abacus doit confirmer la concordance du cahier des charges avec les fonctionnalités du logiciel. Cahier des charges brut réalisé par blackbox ⚠️ Prochaines étapes : finalisation du cahier des charges → validation par Coutaz → transmission à Abacus	Planification des équipes et attribution des projets dans Abacus Planning dynamique Abacus affiché aux équipes (remplace le fichier Excel) Abacus Échanges internes tracés sur des canaux unifiés	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation cahier des charges Abacus : exécution Coutaz : évaluation en production blackbox : vérifier la concordance avec le cahier des charges
4. Administration et RH Délai : Q3 2026	Aucune numérisation des documents RH Fiches de salaire et certificats imprimés, remis en main propre Gestion des congés manuelle (triple saisie papier → Excel → AbaClik) Saisie des heures lacunaire, vérification manuelle (1-2 jours/mois) PV de séances manuels	Générer des documents numériques et numériser systématiquement les documents physiques Configurer les modules congés/vacances dans Abacus Mettre en place des alertes automatiques et des règles de validation automatisées Mettre en place un outil adapté (Plaud) pour la prise de PV et la génération de rapports	Les fiches et les certificats de salaires ne sont plus imprimées mais envoyés électroniquement via Abacus. 💡 Abacus doit confirmer la concordance du cahier des charges avec les fonctionnalités du logiciel. Cahier des charges brut réalisé par blackbox ⚠️ Prochaines étapes : finalisation du cahier des charges → validation par Coutaz → transmission à Abacus	Tous les documents RH (contrats, décomptes, certificats) sont stockés numériquement dans SharePoint et/ou Abacus, accessibles via le portail RH Les fiches et certificats de salaire sont envoyés électroniquement via Abacus Demandes et validations de congés 100% électroniques dans Abacus Alertes automatiques pour la saisie des heures, avec contrôle automatique par Abacus	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation cahier des charges Abacus : exécution Coutaz : évaluation en production blackbox : vérifier la concordance avec le cahier des charges
5. Processus commercial (ventes et achats) Délai : Q4 2026	CRM non utilisé pour les opportunités et devis Pas de processus de projet du devis au SAV en passant par la facturation Pas de gestion des appels d'offres (statut invisible) Carnet de commandes sur Excel, géré manuellement Facturation par courrier : imprimé, signé, scanné, envoyé, intégré dans M-Files Pas de synchronisation bancaire (lettrage manuel) Aucune alerte de facturation : tout repose sur la mémoire Circuit fournisseurs en 10 étapes avec doubles saisies	Saisir toutes les opportunités dans le CRM Abacus dès leur arrivée Générer, valider (responsables) et envoyer les devis électroniquement Générer un projet après signature du devis Mettre en place la facturation électronique (e-mail + portail Abacus) Synchroniser les banques avec Abacus (import et lettrage des transactions) Mettre en place les alertes et relances	💡 Abacus doit confirmer la concordance du cahier des charges avec les fonctionnalités du logiciel. Cahier des charges brut réalisé par blackbox. ⚠️ Prochaines étapes : finalisation du cahier des charges → validation par Coutaz → transmission à Abacus	Toute demande d'offre (téléphone, e-mail ou autre) est saisie dans le CRM : aucune trace perdue Devis préparés dans Abacus avec validation électronique des responsables (Abacus ou SharePoint selon licences) Projet créé dans Abacus dès signature du devis Carnet de commandes consultable en temps réel (reporting/dashboard) dans Abacus Acomptes et solde facturés électroniquement avec validation	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation cahier des charges Abacus : exécution Coutaz : évaluation en production blackbox : vérifier la concordance avec le cahier des charges
6. SAV et interventions terrain Délai : Q4 2026	Pas de suivi des contrats d'entretien Bons d'intervention physiques en libre-service dans un bac Demandes SAV uniquement par téléphone, sans traçabilité Rapports d'intervention peu détaillés, rarement avec photos Historique des chantiers introuvable par le SAV Échanges terrain via WhatsApp, sans centralisation Équipement insuffisant : 5 tablettes pour 50 techniciens	Digitaliser le flux SAV de bout en bout avec MyAbacus, de la demande à la clôture Équiper les techniciens terrain (15-20 tablettes) avec gestion centralisée (MDM) Standardiser les rapports d'intervention (photos, mesures, signature client sur place) Lier l'historique des interventions aux dossiers de chantier (Abacus + SharePoint)	💡 Dépend des chantiers GED (dossiers de chantier structurés) et Processus commercial (lien devis → projet → SAV) ⚠️ Prochaines étapes : rédaction du cahier des charges par blackbox → validation par Coutaz → transmission à Abacus (logiciel) et Silicom (tablettes + MDM)	Suivi des contrats d'entretien (échéances, notifications, interventions) directement dans Toute demande SAV est saisie dans Abacus dès réception, quel que soit le canal d'arrivée Les bons d'intervention sont attribués électroniquement et consultés sur tablette Le rapport est complété sur place avec photos et signature du client Le SAV retrouve l'historique complet d'un chantier en quelques clics	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation cahier des charges Abacus : exécution Coutaz : évaluation en production blackbox : vérifier la concordance avec le cahier des charges
7. Sécurité informatique Délai : Q1 2027	Sensibilisation des utilisateurs à la cybersécurité évaluée à 3/5 Aucun PRA (plan de reprise) ni PCA (plan de continuité) formalisé Sauvegardes et redondance non éprouvées Le facteur humain reste le maillon faible	Former et sensibiliser tous les utilisateurs aux risques cyber Documenter et tester un PRA et un PCA Valider la stratégie de sauvegarde et de redondance du nouvel environnement cloud Éprouver le dispositif : tests de pénétration, campagnes de fausses attaques, scénario de piratage avec PRA/PCA	À lancer une fois l'infrastructure cloud et la GED stabilisées, afin de sécuriser l'environnement définitif 💡 Partenaire spécialisé identifié : SecureMind Prochaines étapes : cahier des charges par blackbox → validation par Coutaz → transmission à SecureMind	Les utilisateurs reconnaissent et signalent les tentatives d'attaque • En cas d'incident majeur, l'activité reprend selon un plan documenté et testé • Les tests de pénétration confirment la robustesse de l'environnement ou identifient les corrections à apporter	blackbox : analyse et cahier des charges Coutaz : validation du cahier des charges SecureMind : exécution (audits, tests, formation) Silicom : corrections techniques éventuelles Coutaz : évaluation blackbox : vérification de la concordance
8. Qualité et conformité Délai : Q1 2027	Norme ISO non confrontée aux pratiques réelles Processus internes non documentés : les nouveaux collaborateurs ne les connaissent pas Aucune procédure en cas d'absence prolongée Dépendance critique à des personnes uniques (ex. administration de certains outils)	Cartographier et documenter les processus clés de l'entreprise Confronter les pratiques aux exigences de la norme ISO et corriger les écarts Créer un parcours d'onboarding structuré Documenter les procédures de suppléance et élargir les droits d'administration	Chantier transversal s'appuyant sur les résultats des chantiers précédents (GED pour le stockage, processus digitalisés à documenter) ⚠️ Prochaines étapes : inventaire des processus avec les responsables → rédaction de la documentation → validation par Coutaz	La documentation des processus est centralisée dans SharePoint, à jour et accessible Un nouveau collaborateur devient rapidement autonome grâce à l'onboarding L'absence d'une personne clé ne bloque plus aucun processus L'entreprise aborde un audit ISO sereinement	blackbox : analyse, documentation et structuration Coutaz : validation et application des procédures Coutaz : désignation des suppléants blackbox : vérification de la cohérence globale
9. Spécificités métier Délai : Q2 2027	Stocks non intégrés à Hilti OnTrack (seul l'outillage est tracé par QR code), avancement inégal entre secteurs Suivi des ristournes fournisseurs (BFA) manuel, sans génération automatique des notes de crédit Gestion des véhicules aléatoire (entretiens, inspections) Pas d'outil de scan pour les rénovations de salles de bain Notes terrain sur GoodNote, hors écosystème Microsoft	Étendre Hilti OnTrack à la gestion des stocks et standardiser les processus chauffage/sanitaire Automatiser le suivi des BFA et la génération des notes de crédit dans Abacus Structurer la gestion des véhicules (échéances avec alertes) Évaluer un outil de scan SDB avec envoi direct au fournisseur Intégrer la prise de notes terrain dans l'écosystème Microsoft	Hilti OnTrack opérationnel pour l'outillage depuis 2 ans 💡 Cette partie est prévue pour plus tard. La priorité est mise sur les tâches qui permettent une optimisation transversale et permettant une amélioration de la productivité générale.	Le stock est tracé par QR code avec des processus identiques dans tous les secteurs Les ristournes fournisseurs sont suivies automatiquement, sans perte de marge Les véhicules sont entretenus selon un calendrier avec alertes Les relevés de salles de bain génèrent directement des demandes d'offres fournisseurs	blackbox : analyse et cahiers des charges Coutaz : validation et priorisation Hilti : exécution (stocks) Abacus : exécution (BFA, véhicules) Coutaz : évaluation en production blackbox : vérification de la concordance